Inside Japan – Coming Back to Tokyo: Important Documents and Quarantine Hotel Experience

EN

Hello my dear readers, and welcome again to 2022! Hopefully it will start better than my 2021, as I narrated in my last, very personal, post. We spent our New Year’s Eve “on the road” (I will tell you this story later, stay tuned!) and then we took an airplane to Japan on January 3. This article is especially meant for those who will depart from and come back to Japan during this Omicron period, and everyone who wants to be kept informed about the Japanese situation.

Some tricks to exit and return to Japan as a resident during Omicron
Before we start, let me repeat that the “Return to Japan Support Group” is a valuable resource to ask and receive information, because most of the members will be in your same situation. I gave and got a lot of help from the other travellers; on some occasions I also saved lots of money and time! Said so, let’s go back before the beginning of our trip. Because of the Omicron fear, one-week prior departure we decided to go to the immigration office in Shinagawa to buy a re-entry stamp, which is usually needed if you stay out of the country more than one year. We took the train and the bus very early to be there by 8:30, with the offices opening at 9:00. This allowed us to be back home after a couple of hours and feel more secure that in Europe they wouldn’t have complained at the check-in. Then the bad news: Three days prior to departure, our LOT flight to Poland got cancelled, but we were able to book a new one to Zurich. Luckily, we got a full refund from LOT after only four days. Both Poland and Switzerland needed a PCR test even if vaccinated, so we had to prepare all the documentation. We wanted to have everything ready, also the documents for the return. To prepare our folder, we referred to my last article about the topic, which turned out to be very helpful. Unfortunately, many of the links expired, as the Japanese Government keeps updating the documents. Luckily, I just had to search for the documents names to find the new ones.

Documentation to travel from and to Japan as a resident during Omicron
Here follows our complete check list (with updated links).
Before exiting Japan:
Covid Passport: This is the “Green Pass” for travelling abroad, it’s the certificate that shows that you got your Covid vaccine. It is important to always have it while travelling. We prepared it in advance when we still lived in Shinjuku and Nerima, it must be done through the city hall.
Swiss flight: Our destination was Krakow, Poland. As I said before, our LOT flight to Warsaw and then Krakow got cancelled just three days before our departure. We woke up on Wednesday morning with the news, and in a couple of hours we found a solution: Direct flight to Zurich, and then we would have reached Poland by car.
Federal Entry Form for Switzerland: This is the document needed to enter Switzerland, same as before, we needed the seat number to complete it, so we finished it the night before departure after the online check-in.
Safety Wing Insurance: This insurance became a must for me since it’s easy to create and I already have my account there. I made Jack create his one. The company is growing, so they added some fun features since they started.
PCR Test at Team Shinjuku Clinic: This clinic is in the basement level of Seibu Shinjuku station; the booking of the test is done online as well as receiving the results. The price is fair compared to other places and they are open every day. The process is easy, fast, and you get your certificate for travelling abroad in less than six hours in your e-mail. I discovered it thanks to the Facebook group.
Returning to Japan:
Swiss flight: Sometimes Covid does “good” things, in our case the new flight had a return date that gave us the chance to have one day in Lugano to meet our friends, which was amazing.
Questionnaire to enter Japan: Like the one for Switzerland, you can complete this once you have your seat number, so you can print it out after doing the online check-in.
Testing Center Flyender at Zurich airport: There are many testing facilities in the Zurich airport, but Flyender seems to be the only one to have a normal price for a result in three hours. You can find it at Terminal 2, Check-in 2, Level 1; arrive at the airport early, do not be scared about the queue and book your test through the QR code you will see on the panels (the airport has its own Wi-Fi) this will save you a lot of time! You will receive the results by e-mail. Here is a complete list of all the airport’s testing facilities.
PCR Test Certificate for Japan: Same as before, remember to go back to the testing centre and make the staff complete and sign this document which is what they will check and accept once in Japan, no other certificates are valid. At first, they gave us the same document but in German and with a slightly different design, I forced them to complete the one we printed out in Japanese. In Narita they took the Japanese version.
Pledge for individuals: Remember to write your name on the very first page, then fill out your information in the table towards the end.
Apps MySOS and COCOA: Same as before, download these apps prior your arrival and show them at the check-in counter.
Find a hired car: When you arrive in Japan, they will force you to book a hired car if you have not done it yet. It is a bit of a hassle if you will test positive in the hotel, but let’s say that things will go well. This time we used Booking taxi, which had a normal price compared to other services and came with a big car anyway. This was recommended to me by a friend.

The Odyssey from Narita airport to the quarantine hotel and then home
Now, let’s get into the most painful but interesting part of returning to Japan: The journey to the quarantine hotel and the stay. We landed at 6:20pm, in the first corridor we could access a toilet by ourselves (different from my previous experience where I had to ask for it, but you will always be monitored at the entrance). The first step is then sitting in a hall and get all the documents checked by the staff. The second step is the PCR test, then you will have to sit in another hall. A side note: Jack and I are not married, but we kept our hands sealed all the time, they made us “Partner 1” and “Partner 2” and considered us as a family (try to be treated like this since the beginning, it will become more important later to get a room together). In the new hall they gave us a curry bread as a snack and a bottle of water, and we could go to the toilet by ourselves again. Towards 10pm we got our results (negative), and we could proceed to the immigration and customs. At the end of these processes, we joined a queue and then we were brought to another hall to wait for the bus for the quarantine hotel. A sign said, “Shuttle bus service for immigrants”, and we were monitored by the staff, who did not tell us in which hotel we were going to end up, surprise! At 12pm we could get on the bus, which brought us to an APA hotel in Koto-ku. We managed to get a room by 2am, they gave us a bento box (our dinner), a thermometer, and asked us to log into a special chat where we could communicate our temperature every day at 8am. When we got into the room more than 8 hours after landing, we were exhausted, we almost cried under the shower. It took us a couple of hours to finish preparing for bed and eating the bento, we could sleep at 4am. The next day, a loudspeaker woke us up, it was 6:30, it was telling the instructions for the people who needed to take the PCR test, something we would have done three days later. Loudspeaker at 6:30am for the tests, loudspeaker at 7:30am about breakfast being prepared, at 8:30am to collect it, towards 11am loudspeaker about lunch being prepared, another one at 12am to collect it, another one at 5pm and 6pm for dinner and so on every day, in Japanese and English. Luckily, because we came from Switzerland and Poland, we had to stay in the quarantine hotel only for 3 days, otherwise it would have been 6 (e.g., Italy and Germany) or even more. We would get up around 8am, do temperature checks, eat, work remotely, and then try to relax a bit in the evening with some movies. We got all the towels and amenities for the entire stay on the first day, but if we needed something more, for example toilet paper, we could call the reception and ask for it. I discovered later that home food delivery was allowed, but we survived on the bento and soups provided, plus the sweets we brought back from Switzerland. On our last day, we took the test, we had to be called by 3pm if everything was fine, we waited until 4pm, tried to call the front desk, then finally someone called us, and we were able to take the bus back to Narita where we took the cab home.

The last days of quarantine at home
Home sweet home! I could not believe I was inside our house when we got there. We immediately ordered some sushi to celebrate and watched some interesting movies. Luckily, January 10 was the “coming of age” day, the day were people who turn 20 celebrate becoming adults. Thanks to this national holiday we could sleep all day on Saturday, clean the house on Sunday, and relax again on Monday. We will keep being in quarantine until January 18, and I cannot wait to be able to invite my friends for dinner, go out for a walk in a park, explore the city and its surroundings again.

To sum up, everything went fine with the PCR tests, we could go back to Japan with our visa and re-entry permit, we got into the quarantine hotel in 8 hours after landing, and we could go out after 3 days. Looking at some posts in the Facebook group, other people did not have the same situation, and had to wait more for the bus, received a room without windows, and so on. On the other hand, others got a better view and more inviting meals. It seems that the situation is similar but differs a bit for everyone, and what I narrated here was our personal experience. Did you have to do the same? Share your “adventure” in the comments!

Thank you so much,
Elly

Discover more about my Japanese experience: Inside Japan | Inside Japan – The Exhibition | Inside Japan – Living Tokyo! | Inside Japan – Virtual Tours!

IT

Ciao miei cari lettori, e benvenuti di nuovo nel 2022! Speriamo che inizi meglio del mio 2021, come ho raccontato nel mio ultimo, molto personale, post. Noi abbiamo trascorso il nostro Capodanno “on the road” (vi racconterò questa storia più tardi, stay tuned!) e poi abbiamo preso un aereo per il Giappone il 3 gennaio. Questo articolo è destinato in particolare a coloro che partiranno e torneranno in Giappone durante questo periodo di Omicron, e a tutti coloro che vogliono essere informati sulla situazione giapponese.

Alcuni trucchi per uscire e tornare in Giappone come residente durante Omicron
Prima di iniziare, lasciatemi ripetere che il “Return to Japan Support Group” è una risorsa preziosa su cui chiedere e ricevere informazioni, perché la maggior parte dei membri sarà nella vostra stessa situazione. Ho fornito e ottenuto molto aiuto dagli altri viaggiatori; in alcune occasioni ho anche risparmiato molti soldi e tempo! Detto questo, torniamo indietro prima dell’inizio del nostro viaggio. A causa della paura per l’Omicron, una settimana prima della partenza abbiamo deciso di andare all’ufficio immigrazione di Shinagawa per comprare un timbro di rientro, che di solito è necessario se si sta fuori dal paese per più di un anno. Abbiamo preso il treno e l’autobus molto presto per essere lì alle 8:30, con gli uffici che aprivano alle 9:00. Questo ci ha permesso di essere a casa dopo un paio d’ore e sentirci più sicuri che in Europa non si sarebbero lamentati al check-in. Poi la brutta notizia: Tre giorni prima della partenza, il nostro volo LOT per la Polonia è stato cancellato, ma siamo riusciti a prenotarne uno nuovo per Zurigo. Per fortuna, abbiamo ottenuto un rimborso completo dalla LOT dopo soli quattro giorni. Sia in Polonia che in Svizzera era necessario un test PCR anche se vaccinati, quindi abbiamo dovuto preparare tutta la documentazione. Volevamo avere tutto pronto, anche i documenti per il ritorno. Per preparare la nostra cartella, abbiamo fatto riferimento al mio ultimo articolo sull’argomento, che si è rivelato molto utile. Purtroppo, molti dei link erano scaduti, dato che il governo giapponese continua ad aggiornare i documenti. Fortunatamente, ho dovuto solo cercare i nomi dei documenti per trovare quelli nuovi.

Documentazione per viaggiare da e verso il Giappone come residente durante Omicron
Qui di seguito la nostra check list completa (con link aggiornati).
Prima di uscire dal Giappone:
Passaporto Covid: Questo è il “Green Pass” per viaggiare all’estero, è il certificato che dimostra che si ha fatto il vaccino Covid. È importante averlo sempre quando si viaggia. Lo abbiamo preparato in anticipo quando vivevamo ancora a Shinjuku e Nerima, deve essere fatto attraverso il municipio.
Volo Swiss: La nostra destinazione era Cracovia, Polonia. Come ho detto prima, il nostro volo LOT per Varsavia e poi Cracovia è stato cancellato appena tre giorni prima della nostra partenza. Ci siamo svegliati mercoledì mattina con la notizia, e in un paio d’ore abbiamo trovato una soluzione: Volo diretto per Zurigo, e poi avremmo raggiunto la Polonia in auto.
Modulo d’ingresso federale per la Svizzera: Questo è il documento necessario per entrare in Svizzera, come prima, avevamo bisogno del numero di posto per completarlo, quindi l’abbiamo finito la sera prima della partenza dopo il check-in online.
Assicurazione Safety Wing: Questa assicurazione è diventata un must per me perché è facile da creare e ho già il mio account lì. Ho fatto creare a Jack il suo. L’azienda sta crescendo, quindi hanno aggiunto alcune caratteristiche divertenti da quando hanno iniziato.
Test PCR alla Team Shinjuku Clinic: Questa clinica si trova nel piano interrato della stazione di Seibu Shinjuku; la prenotazione del test viene fatta online così come la ricezione dei risultati. Il prezzo è giusto rispetto ad altri posti e sono aperti tutti i giorni. Il processo è facile, veloce e si riceve il certificato per viaggiare all’estero in meno di sei ore nella propria e-mail. L’ho scoperto grazie al gruppo Facebook.
Ritorno in Giappone:
Volo Swiss: A volte la Covid fa cose “buone”, nel nostro caso il nuovo volo aveva una data di ritorno che ci ha dato la possibilità di avere un giorno a Lugano per incontrare i nostri amici, che è stato fantastico.
Questionario per entrare in Giappone: Come quello per la Svizzera, potete completarlo una volta che avete il vostro numero di posto, quindi potete stamparlo dopo aver fatto il check-in online.
Test Center Flyender all’aeroporto di Zurigo: Ci sono molti centri di test nell’aeroporto di Zurigo, ma Flyender sembra essere l’unico ad avere un prezzo normale per un risultato in tre ore. Potete trovarlo al Terminal 2, Check-in 2, Livello 1; arrivate all’aeroporto in anticipo, non abbiate paura della coda e prenotate il vostro test attraverso il codice QR che vedrete sui pannelli (l’aeroporto ha il suo Wi-Fi) questo vi farà risparmiare un sacco di tempo! Riceverete i risultati via e-mail. Qui una lista completa di tutte le strutture di test dell’aeroporto.
Certificato test PCR per il Giappone: Come prima, ricordatevi di tornare al centro di test e far compilare e firmare al personale questo documento che è quello che controlleranno e accetteranno una volta in Giappone, nessun altro certificato è valido. In un primo momento ci hanno dato lo stesso documento ma in tedesco e con un disegn leggermente diverso, li ho obbligati a completare quello stampato in giapponese. A Narita hanno preso la versione giapponese.
Pledge for individuals: Ricordatevi di scrivere il vostro nome sulla prima pagina, poi compilate i vostri dati nella tabella verso la fine.
App MySOS e COCOA: Come prima, scaricate queste app prima del vostro arrivo e mostratele al banco del check-in.
Trovare un’auto a noleggio: Quando arrivate in Giappone, vi obbligheranno a prenotare un’auto a noleggio se non l’avete ancora fatto. È un po’ una seccatura se si testa positivi in hotel, ma facciamo che le cose andranno bene. Questa volta abbiamo usato Booking taxi, che aveva un prezzo normale rispetto ad altri servizi e includeva comunque una macchina grande. Questo mi è stato raccomandato da un amico.

L’Odissea dall’aeroporto di Narita all’hotel della quarantena e poi a casa
Ora, entriamo nella parte più dolorosa ma interessante del ritorno in Giappone: Il viaggio verso l’hotel della quarantena e il soggiorno. Siamo atterrati alle 18:20, nel primo corridoio abbiamo potuto accedere ad una toilette da soli (diverso dalla mia precedente esperienza dove ho dovuto chiedere, ma si viene sempre monitorati all’ingresso). Il primo passo è poi sedersi in una sala e far controllare tutti i documenti dal personale. Il secondo passo è il test PCR, poi dovrete sedervi in un’altra sala. Una nota a margine: io e Jack non siamo sposati, ma abbiamo tenuto le nostre mani sigillate per tutto il tempo, ci hanno fatto “Partner 1” e “Partner 2” e ci hanno considerato come una famiglia (cercate di essere trattati così fin dall’inizio, diventerà più importante dopo per ottenere una stanza insieme). Nella nuova sala ci hanno dato un pane al curry come spuntino e una bottiglia d’acqua, e abbiamo potuto andare di nuovo in bagno da soli. Verso le 22:00 abbiamo avuto i nostri risultati (negativi), e abbiamo potuto procedere all’immigrazione e alla dogana. Alla fine di questi processi, ci siamo uniti a una coda e poi siamo stati portati in un’altra sala per aspettare l’autobus per l’hotel della quarantena. Un cartello diceva: “Servizio navetta per immigrati”, e siamo stati controllati dal personale, che non ci ha detto in quale hotel saremmo finiti, sorpresa! Alle 24:00 abbiamo potuto salire sull’autobus, che ci ha portato in un hotel APA a Koto-ku. Siamo riusciti ad avere una stanza per le 2:00, ci hanno dato una bento box (la nostra cena), un termometro, e ci hanno chiesto di fare il log in in una speciale chat dove potevamo comunicare la nostra temperatura ogni giorno alle 8:00. Quando siamo entrati nella stanza più di 8 ore dopo l’atterraggio, eravamo esausti, abbiamo quasi pianto sotto la doccia. Abbiamo impiegato un paio d’ore per finire di prepararci per andare a letto e mangiare la bento, abbiamo potuto dormire alle 4:00. Il giorno dopo, un altoparlante ci ha svegliato, erano le 6:30, stava dicendo le istruzioni per le persone che dovevano fare il test PCR, cosa che avremmo fatto tre giorni dopo. Altoparlante alle 6:30 per i test, altoparlante alle 7:30 per la preparazione della colazione, alle 8:30 per ritirarla, verso le 11:00 altoparlante per la preparazione del pranzo, un altro alle 12:00 per ritirarlo, un altro alle 17:00 e alle 18:00 per la cena e così via ogni giorno, in giapponese e inglese. Per fortuna, dato che venivamo dalla Svizzera e dalla Polonia, abbiamo dovuto rimanere nell’albergo della quarantena solo per 3 giorni, altrimenti sarebbero stati 6 (per esempio, Italia e Germania) o anche di più. Ci alzavamo verso le 8:00, facevamo il controllo della temperatura, mangiavamo, lavoravamo a distanza, e poi cercavamo di rilassarci un po’ la sera con qualche film. Abbiamo ricevuto tutti gli asciugamani e servizi per l’intero soggiorno il primo giorno, ma se avevamo bisogno di qualcosa di più, per esempio la carta igienica, potevamo chiamare la reception e chiederla. Ho scoperto più tardi che la consegna del cibo a domicilio era consentita, ma siamo sopravvissuti con le bento e le zuppe fornite, più i dolci che abbiamo portato dalla Svizzera. Il nostro ultimo giorno, abbiamo fatto il test, dovevamo essere chiamati entro le 15:00 se tutto era a posto, abbiamo aspettato fino alle 16:00, abbiamo provato a chiamare la reception, poi finalmente qualcuno ci ha chiamato, e abbiamo potuto prendere l’autobus per tornare a Narita dove abbiamo preso il taxi per tornare a casa.

Gli ultimi giorni di quarantena a casa
Casa dolce casa! Non potevo credere di essere dentro casa nostra quando siamo arrivati. Abbiamo subito ordinato del sushi per festeggiare e abbiamo guardato alcuni film interessanti. Per fortuna il 10 gennaio era il giorno del “coming of age”, il giorno in cui chi compie 20 anni festeggia il fatto di essere diventato adulto. Grazie a questa festa nazionale abbiamo potuto dormire tutto il giorno il sabato, pulire la casa la domenica e rilassarci di nuovo il lunedì. Continueremo ad essere in quarantena fino al 18 gennaio, e non vedo l’ora di poter invitare i miei amici a cena, uscire per una passeggiata in un parco, esplorare di nuovo la città e i suoi dintorni.

Per riassumere, tutto è andato bene con i test PCR, siamo potuti tornare in Giappone con il nostro visto e permesso di rientro, siamo entrati nell’hotel di quarantena 8 ore dopo l’atterraggio, e siamo potuti uscire dopo 3 giorni. Guardando alcuni post nel gruppo Facebook, altre persone non hanno avuto la stessa situazione, e hanno dovuto aspettare di più per l’autobus, hanno ricevuto una stanza senza finestre, e così via. D’altra parte, altri hanno avuto una vista migliore e pasti più invitanti. Sembra che la situazione sia simile ma differisca un po’ per tutti, e quello che ho raccontato qui è stata la nostra esperienza personale. Avete dovuto fare lo stesso? Condividete la vostra “avventura” nei commenti!

Grazie mille,
Elly

Scoprite di più sulla mia esperienza giapponese: Inside Japan | Inside Japan – The Exhibition | Inside Japan – Living Tokyo! | Inside Japan – Virtual Tours! 

Jack and I in the quarantine hotel, having dinner after the working day

One thought on “Inside Japan – Coming Back to Tokyo: Important Documents and Quarantine Hotel Experience

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s